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エステービジネスサポート株式会社様

時間の使い方が変わってきました。情報のスピードです。今までは情報が情報として生かされていなかった。速くて画像も見れる。それを誰もが閲覧できる。

メディアフラッグ社との出会いについて

弊社にセールスのお電話を頂き、こういう仕組みのツールがあるというのを知りました。その頃、ちょうど私どもフィールドスタッフとそのレポートを活用するツールを探しておりました。

(「マーケットウォッチャー」を利用される前に)御社が抱えていた問題や課題は?

今まではフィールドスタッフが手書きのレポートをFAXで会社に送ってもらい、それを回覧していました。そのレポートは紙のままファイリングされておりましたので、データとして蓄積されることもなく、後から確認するにも大変でした。とにかく、スピードが遅かったです。その期間が、部署が設立されてから約20年ありました。当初は20名くらいのフィールドスタッフがいましたが、携帯電話もなかったので、基本的にはフィールドスタッフがその日の業務について書いた日報を週ごとにまとめた週報として、経費清算と一緒に各支店にFAXで送ってくるという流れでした、担当者が支店にいない日もありますので、そのレポートを閲覧するまでに最短でも1週間以上掛かっておりました。携帯が普及してからは急ぎの件は直接連絡ということで業務を行っていたんですけど。

「マーケットウォッチャー」を)採用された理由や利点を教えてください。

最初、システムについて聞いたときの印象は、「店頭調査」のようなイメージがあったのですけど、私たちがやりたかったことは「店頭調査」というよりも「店頭実現化」でしたので、正直「実際はどうなのかな?」というのはありました。 MF社含め、3社のグループウェアの比較検討をしました。試行錯誤している中で、グループウェアを利用して会員にメールを流して携帯で撮った店頭の画像を載せるということを実験的に試してもいました。 はじめはパソコン主体での利用を考えておりましたが、フィールドスタッフの利便性や利用頻度などから、携帯での利用が出来ることが重要でした。そういった点から弊社事業部に一番フィットしていたというのと、同時にカスタマイズできる点というのが大きな決め手になりました。

導入されるにあたっての対策は?

語り尽くせないですね(笑)。今までの業務がガラッと変わるわけですから、新しいモノに対する拒絶という傾向が少なくともありました。 
当時、パソコンはもちろん携帯も使えない人もいる状態でスタートしましたので、携帯の機能である程度簡単に出来るというところから教育を始めたのですが、いろいろと問題も多く毎日のように電話がかかってきました。支給する携帯も、画面が大きく、文字も大きく表示されて、画像も扱え、カメラの画素数が多いものを選択しています。
今ではほとんどそういった問い合わせもなくなり、基本的に皆使えるようになりました。携帯の普及率などの要因もあるかと思いますが、実際に使ってみてフィールドスタッフの方の使いやすさなどもあると思います。

採用から利用を開始されるまでの期間は?

最初にアプローチされたのがおととしの6月くらいでした。その後、テストを数ヶ月して、弊社用に機能をカスタマイズしていただき、最初は東京で11月くらいから携帯を使用した実際のテスト運用を始めて、次の年の1月から全国でいっせいに運用スタートしました。 
最初は時期的に繁忙期なこともあり「繋がらない」など、多少の混乱はありましたが、試行錯誤しながら、MF社のご担当の方と一緒に築いていくことが出来ました。導入の際、設問の作り方やマニュアルなど細かく用意していただき、親身に使い方を教えていただきました。今では、約40名のフィールドスタッフの方が利用しております。
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導入された効果は?

情報のスピード化と共有化をFS、セールス、支社長、FS管理者の間で同時に出来たことでしょうか。やはり、タイムリーに一番大切な旬の情報を確認できることがいいですね。紙ベースのときは1週間前の情報だったので、情報としては全く使えなかったです。当時、週報の目的が報告というよりも勤怠確認ということになってしまっていました。ところが使い始めると、フィールドスタッフが1日どう働いたのかとか、何時に出勤して何時に終わったのかとかや、最近では環境への対策もやっておりまして、日報の走行距離からガソリン使用量を算出し、二酸化炭素排出量を把握することで、環境に対する付加をチェックしています。
実際に使ってみて、店頭の写真とコメントが一緒に見ることが出来るのがいいですね。言葉でいくら書かれてもわからないことも、写真が加わると説得力が変わり、十分伝わってきます。あわせて報告されたレポートに関して、疑問があるとすぐに支店長が直接携帯に連絡したりするので双方向性もあって社内の動きが物凄く速くなりましたね。
また、今まではこちらで効果的なレポートの書き方等を指導していたのですが、効果が出るまで約2ヶ月掛かっておりました。このツールを使うようになり、管理者側だけでなくフィールドスタッフ側も他の人のレポートが閲覧できるようになっているので、良いレポートを見ることにより、まるで指導する先生がいっぱい増えたようなもので、今まで2ヶ月くらいかかったものが1週間くらいで浸透できるようにまでなっております。
元々、他のフィールドスタッフとの付き合いというかコミュニケーションが全くとれていなかったのですが、このシステムを導入したことによって全国のフィールドスタッフの人たちがお互いを知るようになりました。

レポート以外の機能で使われている機能は?

スケジュール管理の機能を使っております。この機能はシステムを導入した後、こういう機能があった方がということでMF社様に追加してもらった機能です。スケジュール管理はフィールドスタッフだけではなく、セールスとのコミュニケーションという側面もあります。フィールドスタッフの方は本部からの指示ではなくて自分で効率的なスケジュールを立てて、本人の勤怠と行動予定を調整しながら入力するので、支店のセールスとの調整機能も果たしています。それに加え現在、「おしらせ」機能を活用して、緊急時の安否確認をテスト中です。
導入前は、毎週紙に書いてFAXで流していました。スケジュールは支店管理で指示も結果もそこで完結していましたし、極端な話日報がなくても成り立っていました。(その支店以外では)フィールドスタッフが休んでいるかどうかさえわからなかったのです。また、フィールドスタッフの人も営業経由でしか評価されなかったのが、直接本部と繋がることによって正当に評価してもらえるようになった。そういう風な仕組みに変える必要があったのです。

このシステムを導入されてから、おそらく煩雑な作業が楽になったかと思いますが、何が一番変わりましたか?

時間の使い方が変わってきました。情報のスピードです。今までは情報が情報として生かされていなかった。速くて画像も見れる。それを誰もが閲覧できる。たとえば、店舗名で検索すればその店舗の画像が全部見ることができます。全国的なスーパーの本部担当というのは1人だけです。全国の情報を集めようとするとかなり大変な作業になります。今はどの店舗を誰がまわっているのかが、全て管理されています。月何回行くのかということまで見えるようになっています。
それと営業の視点ですと、今までは支店単位だとアバウトな指示でもセールスの判断である程度動いてくれているのですが、新商品が出たときは営業がシステマチックに動く必要があります。商談の結果報告や指示書がしっかりしていないといけないんですね。このシステムを導入してからは効率的に指示書が書けるようになりました。これも相乗効果の一環でしょうね。

今後の方向性は?

手間のかからない仕組みにしたいというのと、セキュリティ関係をMF社様と一緒に取り組んでいかなければと思っています。フィールドスタッフの経費清算を管理するなどができればいいですね。今は週単位で経費清算しているのですが、手書きで書いたものをチェックして入力するときにミスしてしまうこともあります。
チェック作業ばかりになってしまうので、携帯電話を持って店頭を回っているフィールドスタッフさんのガソリン等の交通費だけでない業務全般の経費を管理できたらと思います。経費の項目自体はそんなに多くはないですし、それで全てが完結するようであればスピーディーで楽になりますよね。

結局、検討段階でもそうでしたが、「こんなことができるシステムです」と提供されるとニーズもないのに余計な機能もあったりして引いちゃうんでよね(笑)。システムそのものを動かすのが私たちの仕事ではなくて、このシステムを使って業務に役立てるのが私たちの仕事ですので、今までみたいに「こんなボタンをつければ何が出来ますよ」といった感じで、その都度ご提案していただき、必要な機能を追加していっていただきたいと思います。



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